ANNEXE 1 : Politique de PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES relative à l’Application multipharma
Dernière mise à jour : mai 2022
1. Généralités
Cette Politique de Protection des Données à caractère personnel relative à l’Application Multipharma (la « Politique de Confidentialité ») décrit les pratiques de traitement des données utilisées lorsque vous (« Utilisateur ») utilisez les services proposés par la SC Multipharma (« Multipharma ») via notre Application mobile Multipharma (l’ « Application »).
Les informations reprises ci-après doivent être lues en complément avec les Conditions générales d’Utilisation de l’Application Multipharma, lesquelles restent d’application.
Multipharma ainsi que toutes sociétés liées, ses agents d’exécution et ses représentants, s’engagent à traiter vos données conformément au Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD »).
Toute personne utilisant les services de l’Application marque son accord quant à la collecte et au traitement de ses données à caractère personnel, conformément aux informations reprises ci-après.
Veuillez lire cette Politique de Confidentialité avant de nous soumettre vos données personnelles.
2. Modification de cette Politique de Confidentialité
Comme les services proposés par Multipharma sont en constante évolution, la forme et la nature de ces services peuvent changer de temps à autre. Nous nous réservons donc le droit d'apporter de temps en temps des modifications et/ou des compléments à cette Politique de Confidentialité. Toute nouvelle version sera accessible via l’Application.
Lorsque nous mettrons à jour notre Politique de Confidentialité, nous prendrons les mesures appropriées pour vous informer, conformément à l'importance des changements que nous apportons. Nous obtiendrons votre consentement à tout changement d'avis important si cela est requis par les lois sur la protection des données applicables.
3. Responsable du traitement des données collectées
Le responsable du traitement des données collectées est la SCRL Multipharma, connue sous la dénomination commerciale « Multipharma » ayant son siège social Square Marie Curie, 30 à 1070 Bruxelles et enregistrée auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (RPM Bruxelles) sous le numéro 0866.855.346, et avec le numéro de TVA BE0866855346.
4. Données à caractère personnel collectées
Via notre Application, nous pouvons collecter les types de données personnelles suivantes :
- Données d’identification et coordonnées: nom et prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone;
- Caractéristiques personnelles : date de naissance, sexe, langue;
- Données de santé : ordonnances ;
- Enregistrements d'images : photos, multimédia ;
- Données de réservation : données relatives à votre utilisation de l'Application comme vos pharmacies préférées, vos réservations et vos demandes de conseils;
- Informations techniques et logs : données de connexion, historique des connexions, etc.
- Données de localisation : données concernant la localisation afin de donner un aperçu des pharmacies du coin ;
- Données de chat : informations, messages ou commentaires saisis par l’Utilisateur lorsqu'il utilise la fonctionnalité du chat de l'Application ;
- Statistiques : informations sur le nombre d'utilisateurs et le comportement d'utilisation de l’Utilisateur dans l'Application.
5. Finalités et base légale du traitement de données à caractère personnel
La finalité et la base légale des données à caractère personnel dépendent de la catégorie de données personnelles traitées. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de la finalité et de la base légale du traitement des données personnelles que nous effectuons dans le cadre de l'Application :
| Catégorie de données à caractère personnel | Finalité | Base légale |
| Données d’identification et coordonnées | Les coordonnées sont collectées pour permettre aux pharmaciens de Multipharma de communiquer avec vous et de répondre à vos demandes de conseil et de réservation, ainsi que pour pouvoir identifier correctement le patient. | Exécution d’une convention |
| Les coordonnées (telles que l'adresse e-mail) sont également collectées à des fins de marketing direct pour permettre à Multipharma de vous tenir informé de ses produits, promotions ou services. | Consentement | |
| Caractéristiques personnelles | Les caractéristiques personnelles sont collectées afin de permettre aux pharmaciens de Multipharma de fournir des conseils de qualité, orientés vers le patient. | Exécution d’une convention |
| Données de santé | Les données de santé sont collectées afin de permettre aux pharmaciens de Multipharma de remplir leur obligation légale de fournir des soins de santé de qualité et de préparer et délivrer correctement les commandes de médicaments sur prescription et en vente libre que vous avez réservées via l'Application. | Obligation légale et fourniture de soins de santé |
| Images | Les enregistrements d'images (comme les photos de prescriptions), sélectionnées ou téléchargées par le patient, sont collectés et traités pour permettre aux pharmaciens de Multipharma de remplir leur obligation légale de fournir des soins de santé. | Consentement |
| Données de réservation | Les données de réservation sont collectées pour permettre à Multipharma d'effectuer correctement les réservations relatives aux commandes que vous avez effectuées via l'Application. | Exécution d’une convention |
| Informations techniques et logs | Vos informations techniques et vos logs sont collectés pour permettre à Multipharma d'améliorer l'Application à l'avenir, par exemple pour détecter et remédier à des problèmes techniques ou de sécurité de l'information ou pour prévenir la fraude et les abus. | Intérêt légitime belang |
| Données de chat | Les données de chat sont collectées pour permettre à Multipharma de contacter les patients dans le cadre de leurs réservations et pour permettre aux pharmaciens de Multipharma de fournir des conseils corrects. | Exécution d’une convention |
| Statistiques | Des statistiques sont collectées sur l'utilisation de l'Application pour permettre à Multipharma d'évaluer la distribution du service et ainsi améliorer ou optimiser l'expérience du patient. | Intérêt légitime |
L'intérêt légitime comme base légale des informations techniques, des logs et des statistiques est justifié car il est important pour Multipharma d'adapter et d'améliorer son Application basée sur ces informations et données à caractère personnel à l'expérience de l'Utilisateur. L'intérêt de Multipharma à collecter et traiter ces données personnelles est mis en balance avec les intérêts de l'Utilisateur, qui bénéficient à ce dernier, et se fait dans le respect de ses droits et libertés fondamentaux.
6. Réception et partage des données personnelles
Multipharma collecte les données personnelles:
- Que vous fournissez volontairement lorsque vous vous inscrivez sur l'Application par la création d'un compte utilisateur, lors de l’utilisation de l’Application ou lorsque vous nous contactez dans le cadre de réservations, de commandes ou de consultations, telles que les coordonnées, les caractéristiques personnelles, les données de santé et les enregistrements d’images ;
- Les données déjà détenues par les pharmaciens de Multipharma dans leurs systèmes locaux et dans Salesforce Cloud ;
- Via l'Application, ou des technologies similaires qui envoient certaines informations ou données lorsque vous utilisez l'Application.
Les données à caractère personnel ne sont visibles que par le(s) pharmacien(s) de Multipharma que vous avez désignés dans l’Application.
Les données de santé ne peuvent être traitées que par ou sous la responsabilité d'un professionnel tenu au secret professionnel, ce qui est le cas de votre (vos) pharmacien(s) et de ses (leurs) collaborateurs (assistants pharmaciens).
Les données personnelles collectées via l'Application ne seront pas communiquées à des tiers, sauf :
- Dans le cas où Multipharma s'appuie sur des sous-traitants ou des sous-traitants ultérieurs qui aident Multipharma à héberger et à maintenir l’Application pour pouvoir répondre à votre demande ou action dans notre Application ;
- Dans le cas où Multipharma fournit vos données à des autorités réglementaires ou à d'autres instances gouvernementales, si cela est nécessaire pour se conformer à ses obligations légales ou réglementaires, comme par exemple les offices de tarification, les mutualités et l'INAMI dans le cadre du remboursement des médicaments.
Vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec les entités suivantes :
| Entité | Responsabilité |
| Salesforce Commerce- & Service Cloud | La transmission des données à caractère personnel est nécessaire pour se connecter au site web et à l'Application avec le profil d’utilisateur et le mot de passe. |
| Firebase analytics | Les données à caractère personnel sont communiquées afin d'optimiser le fonctionnement de l'Application. |
| Stream | Les données à caractère personnel sont collectées pour permettre les fonctionnalités liées aux messages de chat. |
| SAP API Gateway | La transmission de données à caractère personnel est nécessaire pour effectuer des transactions. |
| Seald | La transmission de données à caractère personnel est nécessaire pour la gestion du cryptage. |
Les sous-traitants (ultérieurs) agissent toujours sous la responsabilité de Multipharma. Multipharma s'assure qu'elle n'utilise que des sous-traitants (ultérieurs) aptes à assurer un niveau de protection adéquat de vos données à caractère personnel et s'assure que le sous-traitant (ultérieur) prend également les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger au mieux vos données à caractère personnel. En ce sens, Multipharma conclut avec chacun de ses sous-traitants un accord de sous-traitance conforme aux exigences du RGPD.
7. Sécurité de vos données
Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées en vue de protéger vos données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ainsi que contre la modification, l’accès et toute autre forme de traitement non autorisé.
Multipharma dispose d'une équipe informatique experte, utilise des systèmes automatisés et des technologies avancées :
- Chiffrage de bout en bout de la fonction de chat via le fournisseur de logiciels Seald ;
- Authentification à deux facteurs (2FA) : l'utilisateur doit saisir un mot de passe/un code pin/un identifiant tactile/un identifiant facial et un code avant de pouvoir accéder à l'Application ;
- Contrôle d'accès par lequel seul le pharmacien sélectionné de Multipharma (et, le cas échéant, les assistants du pharmacien) ont accès à vos données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution de leurs tâches légalement prescrites ;
- Les données à caractère personnel sont stockées dans un centre de données sécurisé situé dans l'UE ;
- Des contrats de sous-traitance sont conclus avec chaque fournisseur (de logiciel).
Toutes les activités de traitement et les données à caractère personnel sont en principe stockées ou transférées dans des pays situés dans l'Espace économique européen (EEE). Certains services, tels que Seald dans le cadre du chiffrage de bout en bout, sont réalisés par des sous-traitants ou reposent sur des services cloud et des serveurs hébergés dans des pays qui ne sont pas membres de l'Espace économique européen. Nous avons pris des mesures supplémentaires à cet effet, comme la signature de clauses contractuelles types telles qu'adoptées par la Commission européenne pour le transfert de données à caractère personnel à des sous-traitants dans des pays tiers. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez contacter notre DPO à l'adresse privacy@multipharma.be.
8. Durée de conservation des données personnelles
Vos données personnelles ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour vous permettre d'utiliser cette Application.
Si une durée de conservation légale s'applique au traitement de vos données personnelles, elles ne seront pas conservées plus longtemps que la période prescrite par la loi.
Si vous mettez fin à votre utilisation de l'Application et clôturez votre compte, Multipharma supprimera vos données personnelles dans les limites des dispositions légales et réglementaires applicables à Multipharma en matière de conservation des données personnelles.
9. Vos droits
Si et dans la mesure où cela est prévu par la réglementation belge et européenne applicable, vous avez le droit de :
- consulter vos données à caractère personnel ;
- modifier ou compléter des données à caractère personnel incorrectes ou incomplètes ;
- demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Ce droit s'exerce sans préjudice des obligations légales et réglementaires de Multipharma en matière de conservation de vos données à caractère personnel. Si vous invoquez votre droit à l'effacement, il ne vous sera plus possible d'utiliser l'Application ;
- limiter, dans la mesure du possible, le traitement de vos données à caractère personnel ;
- s'opposer au traitement de vos données à caractère personnel, par exemple à des fins de marketing ou commerciales ;
- recevoir vos données à caractère personnel sous un format structuré et lisible par une machine et les transférer à un autre responsable du traitement.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant notre Délégué à la Protection des données par courrier électronique : privacy@multipharma.be
Votre demande écrite doit être accompagnée d'une preuve d'identité. Toute demande sera traitée sans frais, sauf si elle est excessive (notamment en cas de demandes répétitives). Dans ce cas, Multipharma est en droit de demander le paiement d'une redevance raisonnable qui ne peut dépasser les frais administratifs encourus.
Vos demandes seront traitées sans délai et dans un délai de 30 jours maximum à compter de leur réception. Ce délai peut être prolongé à 60 jours si des facteurs tels que la complexité de la demande le justifient. Vous serez informé de cette prolongation.
Si vous estimez que votre demande n'a pas été traitée de manière satisfaisante ou dans le délai imparti, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité de Protection des Données (Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles; T: +32 (0)2 274 48 00; e-mail: contact@apd-gba.be).
10. Responsabilité
Multipharma est uniquement responsable des dommages causés par le traitement des données à caractère personnel qui ne respecte pas les obligations spécifiques du RGPD.
Multipharma ne peut en aucun cas être tenue responsable des dommages directs ou indirects résultant d'une utilisation erronée ou illégale des données à caractère personnel par un tiers (n'étant pas un (sous-)traitant).
Des questions ?
Si vous avez des questions concernant cette Politique de Confidentialité, vous pouvez nous contacter via privacy@multipharma.be ou en envoyant un courrier à l’adresse postale : Multipharma SC, Square Marie Curie, 30, 1070 Bruxelles, Belgique.